Ab dem 1. Januar 2025 wird sich für viele Unternehmen in Deutschland eine wichtige Änderung vollziehen – die Pflicht zur elektronischen Rechnung (e-Rechnung) tritt in Kraft. Diese Neuerung betrifft Unternehmen jeder Größe, und es ist entscheidend, sich frühzeitig darauf vorzubereiten. Doch was genau bedeutet die e-Rechnung, und welche Maßnahmen sollten Geschäftsführer, Selbstständige und Unternehmer jetzt ergreifen?
Was ist eine e-Rechnung?
Eine e-Rechnung ist ein digitaler, strukturierter Datensatz, der Rechnungsinformationen maschinenlesbar übermittelt. Anders als eine herkömmliche Papierrechnung oder ein PDF-Dokument erfolgt bei der e-Rechnung der gesamte Prozess – von der Erstellung bis zur Bezahlung – automatisch und ohne Medienbrüche. Wichtig ist: Ein PDF wird ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung anerkannt.
Für Unternehmen, die an öffentliche Auftraggeber Rechnungen stellen oder mit anderen Unternehmen im B2B-Geschäft tätig sind, bedeutet dies: Ab 2025 müssen sie e-Rechnungen empfangen können.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, verpflichtet, in der Lage zu sein, e-Rechnungen zu empfangen. Diese Regelung betrifft insbesondere den Austausch von Rechnungen mit anderen Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen.
Die Pflicht zur Ausstellung von e-Rechnungen wird hingegen schrittweise eingeführt:
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro e-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 wird diese Pflicht dann auf alle Unternehmen im geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen ausgeweitet.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Es ist ratsam, sich frühzeitig mit dem Thema e-Rechnung auseinanderzusetzen, um reibungslos in die neuen Prozesse übergehen zu können. Hier sind einige Tipps, wie du dich und dein Unternehmen optimal auf die Umstellung vorbereiten kannst:
- Überprüfung der IT-Infrastruktur: Kontaktiere deinen IT-Dienstleister, um zu prüfen, ob deine vorhandene Software die Anforderungen an e-Rechnungen erfüllt. Sollte dies nicht der Fall sein, lasse dir eine geeignete Software zur Erstellung, Empfang und Archivierung von e-Rechnungen installieren.
- Überblick verschaffen: Mache dir bewusst, an wen dein Unternehmen Rechnungen stellt und von wem es Rechnungen erhält. Dies hilft dir, potenzielle Umstellungsprozesse im Unternehmen besser zu planen.
- Vorbereitung und Schulung: Bereite deine Mitarbeiter auf die neue Regelung vor. Schulungen im Umgang mit e-Rechnungen und den entsprechenden Softwarelösungen sind unerlässlich, um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.
- Nicht abwarten, sondern handeln: Unternehmen sollten bereits 2024 erste Schritte einleiten, um ab 2025 bereit zu sein. Eine rechtzeitige Vorbereitung auf die e-Rechnung spart Zeit und verhindert unnötigen Stress bei der Umstellung.
Fazit
Die Pflicht zur e-Rechnung stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch Chancen zur Optimierung von Prozessen. Es ist ratsam, bereits jetzt mit der Planung zu beginnen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um den reibungslosen Übergang zur digitalen Rechnungsverarbeitung sicherzustellen.
Wir unterstützen dich gern bei der Einführung von e-Rechnungen und der Anpassung deiner IT-Systeme – damit dein Unternehmen auch in Zukunft effizient und rechtskonform arbeitet.
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