Immer mehr Unternehmen stellen auf E-Rechnungen um, um Prozesse zu optimieren und Kosten zu sparen. Doch beim Versand von E-Rechnungen per E-Mail gibt es einige rechtliche und technische Aspekte zu beachten. Neben der Sicherheit der Übertragung spielen dabei vor allem die GoBD-Richtlinien und der Schutz vor Phishing-Angriffen eine wichtige Rolle. In diesem Blogbeitrag erfährst du, worauf du achten solltest, um E-Rechnungen rechtssicher und sicher per E-Mail zu versenden.
1. E-Rechnungen und die GoBD: Rechtliche Anforderungen an die Archivierung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legen fest, wie elektronische Rechnungen archiviert werden müssen. Das bedeutet für Unternehmen, dass E-Rechnungen, die per E-Mail verschickt oder empfangen werden, unveränderbar und revisionssicher aufbewahrt werden müssen.
Folgende Punkte sind dabei zu beachten:
- Unveränderbarkeit: Die Rechnung darf nach dem Empfang nicht verändert werden. Dies kann beispielsweise durch den Einsatz von Archivierungslösungen gewährleistet werden.
- Aufbewahrungsfrist: E-Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre gespeichert werden.
- Zugriffsrechte: Nur autorisierte Personen dürfen auf archivierte E-Rechnungen zugreifen. Der Zugriff muss jederzeit möglich sein.
Mit einem GoBD-konformen E-Mail-Archivierungssystem kannst du sicherstellen, dass alle empfangenen E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Achte darauf, dass das System eine lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der gespeicherten Daten bietet.
2. Die Echtheit und Integrität der E-Rechnung sicherstellen: S/MIME-Zertifikate nutzen
Um sicherzustellen, dass eine E-Rechnung während der Übertragung per E-Mail weder verändert noch manipuliert wurde, ist es wichtig, deren Echtheit und Integrität zu gewährleisten. Hierfür eignet sich die Verschlüsselung der E-Mail mithilfe von S/MIME-Zertifikaten.
S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) stellt sicher, dass die E-Rechnung:
- authentisch vom Absender stammt,
- nicht verändert wurde und
- verschlüsselt an den Empfänger übermittelt wird.
Durch die Verwendung von S/MIME-Zertifikaten schützt du nicht nur deine Rechnungsdaten, sondern erhöhst auch das Vertrauen der Empfänger in die Gültigkeit deiner E-Rechnung.
3. Schutz vor E-Mail-Phishing: So vermeidest du Betrugsversuche
Beim Versand von E-Rechnungen per E-Mail besteht die Gefahr, dass Kriminelle versuchen, Phishing-Angriffe zu starten. Diese Angriffe zielen darauf ab, gefälschte E-Mails mit bösartigen Anhängen oder Links zu versenden, um an vertrauliche Unternehmensinformationen zu gelangen, Schadsoftware zu verbreiten oder die IBAN der Rechnung zu verändern(!). Unternehmen sollten folgende Maßnahmen ergreifen, um sich und ihre Kunden zu schützen:
- Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten regelmäßig über die Gefahren von E-Mail-Phishing informiert werden und wissen, wie sie verdächtige E-Mails erkennen.
- Antivirus- und Anti-Phishing-Tools: Nutze aktuelle Sicherheitssoftware, um Phishing-E-Mails frühzeitig zu erkennen und zu blockieren.
- Eindeutige Absenderadressen: Verwende klare und eindeutige Absenderadressen, die nicht leicht zu fälschen sind.
- Sicherheitszertifikate: Wie bereits erwähnt, helfen S/MIME-Zertifikate, die Echtheit von E-Mails zu bestätigen und deren Integrität zu schützen.
4. Fazit: E-Rechnungen sicher und GoBD-konform per E-Mail verschicken
Der Versand von E-Rechnungen per E-Mail kann für Unternehmen eine praktische und effiziente Lösung sein. Doch es gibt einiges zu beachten, um den rechtlichen Anforderungen (GoBD) gerecht zu werden und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Mit der richtigen E-Mail-Archivierung stellst du sicher, dass deine E-Rechnungen revisionssicher gespeichert werden, und durch den Einsatz von S/MIME-Zertifikaten schaffst du Vertrauen und Sicherheit. Gleichzeitig ist der Schutz vor Phishing-Angriffen ein wichtiger Aspekt, den jedes Unternehmen im Blick haben sollte.
Möchtest du erfahren, wie du die notwendigen Systeme in deinem Unternehmen implementieren kannst? Wir unterstützen dich gern bei der Einrichtung eines sicheren und GoBD-konformen E-Rechnungsprozesses.