ecoDMS – Das smarte Dokumenten-Management-System für Unternehmen

Effiziente digitale Archivierung für den Mittelstand

Digitale Transformation ist nicht mehr nur ein Schlagwort – sie ist essenziell, um im modernen Geschäftsalltag wettbewerbsfähig zu bleiben. ecoDMS bietet Unternehmen eine kosteneffiziente, benutzerfreundliche und leistungsstarke Lösung zur digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten.

Was ist ecoDMS?

ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System (DMS), das sämtliche Unternehmensdokumente zentral speichert, verwaltet und schnell auffindbar macht. Die Software ermöglicht es, Papierdokumente zu digitalisieren, digitale Dokumente revisionssicher zu archivieren und alle relevanten Informationen in einer strukturierten und durchsuchbaren Form bereitzustellen.

Die Vorteile von ecoDMS 

ecoDMS macht Dokumentenmanagement einfach, digital und effizient – für mehr Transparenz, weniger Aufwand und maximale Flexibilität.

Zeit- und Kostenersparnis

  • Dokumente werden zentral archiviert und lassen sich in Sekundenschnelle über eine intelligente Suchfunktion finden.
  • Kein langwieriges Suchen in Papierakten oder E-Mail-Postfächern mehr.

Standortunabhängiges Arbeiten

  • Zugriff von überall – egal, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
  • Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf Dokumente zugreifen.

Mehr Transparenz und sofortige Auskunftsfähigkeit

  • Versionskontrolle sorgt für Nachvollziehbarkeit von Änderungen.
  • Mitarbeiter können Dokumente gezielt kategorisieren und mit Berechtigungen versehen.

Einhaltung von Fristen & gesetzliche Konformität

  • Automatische Erinnerungen an wichtige Dokumentenfristen.
  • Unterstützung der GoBD-konformen Archivierung für steuerlich relevante Dokumente.
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Kernfunktionen von ecoDMS

🔹 Automatische Dokumentenerfassung

  • OCR-Texterkennung für durchsuchbare PDFs.
  • Klassifizierung von Dokumenten nach Typ (Rechnungen, Verträge, Bestellungen etc.).

🔹 Effiziente Verwaltung und Speicherung

  • Digitale Ordnerstruktur für eine einfache Organisation.
  • Zugriffskontrollen und Benutzerrechte für mehr Sicherheit.

🔹 Revisionssichere Langzeitarchivierung

  • Gesetzeskonforme Speicherung und Schutz vor Datenverlust.
  • Alle Änderungen sind nachvollziehbar protokolliert.

🔹 Integrierte Workflow-Funktionen

  • Automatische Prozesse zur Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten.
  • Verknüpfung mit bestehenden Systemen über API-Schnittstellen.

🔹 Web- und Mobile-Zugriff

  • Zugriff über Web-Client oder mobile Geräte.
  • Benutzerfreundliche Oberfläche für schnelle Einarbeitung.

Warum ecoDMS? – Die perfekte Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen

ecoDMS ist speziell auf die Anforderungen von KMU zugeschnitten:
✔ Einfache Installation und Bedienung – Keine aufwendige IT-Implementierung erforderlich.
✔ Preis-Leistungs-Sieger – Einmaliger Kaufpreis statt teurer Lizenzmodelle.
✔ Flexibel und skalierbar – Funktioniert für Unternehmen jeder Größe.
✔ Maximale Sicherheit – DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung.

Mit ecoDMS digitalisieren und automatisieren Unternehmen ihre Dokumentenverwaltung und sparen dadurch wertvolle Zeit und Kosten.

Jetzt umsteigen und den Büroalltag revolutionieren!

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